Обязательные кадровые документы работодателя в 2026 году

Каждый работодатель с сотрудниками по трудовому договору должен иметь правила внутреннего трудового распорядка, документы об оплате труда, график отпусков, трудовые договоры, табель учёта рабочего времени, локальные акты по охране труда и защите персональных данных. Микропредприятие может отказаться от большинства локальных актов и перенести их условия в трудовые договоры по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ). За отсутствие документов инспекция штрафует организацию и её руководителя по ст. 5.27 КоАП РФ.

Кратко

• ПВТР, положение об оплате труда и график отпусков обязательны для всех, кроме микропредприятий, которые перенесли эти условия в трудовые договоры (ст. 189, 190, 123, 309.2 ТК РФ).
• Трудовой договор оформляют письменно в двух экземплярах не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ).
• Учёт фактически отработанного времени ведут по каждому работнику (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
• Кадровые документы можно вести в электронном виде, но не все и не по любому работнику (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).
• За нарушение трудового законодательства штрафуют организацию, руководителя и ИП, за повторное нарушение штраф выше, а руководителя могут дисквалифицировать (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Содержание

• Чек-лист обязательных кадровых документов
• Локальные нормативные акты: что в них писать
• Охрана труда и персональные данные
• Исключения для микропредприятий
• Электронный кадровый документооборот
• Что изменилось в 2025–2026 годах
• Штрафы за отсутствие кадровых документов
• Когда нужен юрист
• Частые вопросы

Чек-лист обязательных кадровых документов

Список ниже подходит для ООО и ИП, у которых есть хотя бы один работник по трудовому договору. Если вы работаете только с исполнителями по гражданско-правовым договорам или с самозанятыми, кадровые документы не нужны, но проверьте риски переквалификации: о них в статье самозанятые вместо сотрудников.

Приём на работу оформляют трудовым договором. Приказ о приёме с 2022 года не обязателен: работодатель вправе его издать, но может и не издавать (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Увольнение без приказа не оформить.

С ПВТР, коллективным договором и другими локальными актами, связанными с работой, работника знакомят под подпись до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Лист ознакомления храните вместе с актом: без подписи работник вправе сказать, что правил не знал, и дисциплинарное взыскание за их нарушение суд может отменить.

Локальные нормативные акты: что в них писать

Правила внутреннего трудового распорядка

ПВТР утверждает работодатель с учётом мнения представительного органа работников, если такой орган есть (ст. 190 ТК РФ). В правилах описывают порядок приёма и увольнения, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания. Сюда же обычно включают дни выплаты зарплаты: ч. 6 ст. 136 ТК РФ требует назначать конкретные даты не реже чем каждые полмесяца, и зарплату нужно выплатить не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Оплата труда

Систему оплаты труда, доплаты, надбавки и премии устанавливают коллективный договор, соглашения и локальные акты (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Отдельное положение об оплате труда закон не называет обязательным. Если все условия оплаты подробно прописаны в трудовом договоре, отдельный акт можно не принимать. На практике положение удобнее: не нужно переписывать десятки договоров, когда вы меняете правила премирования. Месячная зарплата работника, который отработал норму времени, не может быть ниже МРОТ (ч. 3 ст. 133 ТК РФ).

Форму расчётного листка работодатель утверждает сам с учётом мнения представительного органа работников (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Листок выдают при каждой выплате зарплаты.

График отпусков

График утверждают не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). График на 2027 год нужно подписать до 17 декабря 2026 года включительно. О начале отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за 2 недели.

Охрана труда и персональные данные

Работодатель обязан создать систему управления охраной труда (ст. 217 ТК РФ) и обеспечить обучение, инструктажи и проверку знаний (ст. 214, 219 ТК РФ). Минимальный набор документов:

• положение о системе управления охраной труда (СУОТ);
• инструкции по охране труда по должностям или видам работ;
• программы инструктажей и документы, подтверждающие их проведение;
• приказы о назначении ответственных;
• документы о специальной оценке условий труда и оценке профессиональных рисков.

Для персональных данных нужны положение об обработке персональных данных работников и политика обработки, которую публикуют (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). Работников знакомят с документами о порядке обработки их данных под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляют отдельно от других документов (ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). До начала обработки оператор, как правило, подаёт уведомление в Роскомнадзор (ст. 22 Закона № 152-ФЗ). Подробный разбор обязанностей и штрафов — в статье персональные данные: обязанности бизнеса.

Исключения для микропредприятий

Работодатель — субъект малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов (ч. 1 ст. 309.2 ТК РФ). Тогда условия, которые обычно пишут в ПВТР, положении об оплате труда, положении о премиях, графике отпусков, включают в трудовые договоры. Договоры заключают на основе типовой формы, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 (ст. 309.2 ТК РФ). Одно исключение: локальный акт о временном переводе работников на дистанционную работу по ст. 312.9 ТК РФ микропредприятие всё равно принимает, если такой перевод возможен.

Статус микропредприятия подтверждает запись в едином реестре субъектов МСП. Если работодатель перестал быть микропредприятием, не позднее 4 месяцев со дня внесения изменений в реестр он переходит на общие правила (ст. 309.1 ТК РФ): принимает локальные акты и если нужно, подписывает дополнительные соглашения к трудовым договорам.

От чего микропредприятие не освобождается:

• трудовые договоры, приказы, табель, трудовые книжки и отчёты о трудовой деятельности;
• документы по охране труда;
• документы по защите персональных данных.

Электронный кадровый документооборот

Кадровые документы можно подписывать и хранить в электронном виде (ст. 22.1 ТК РФ). Для этого работодатель использует свою информационную систему или платформу «Работа в России». Решение о переходе работодатель принимает сам (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ) и оформляет локальным актом с учётом мнения профсоюза, если он есть. В акте перечисляют информационные системы, виды электронных документов, категории работников и срок, в который работников уведомят о переходе (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). Затем каждого работника уведомляют о переходе и о праве дать согласие (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).

1. Работник переходит на электронные документы только с письменного согласия (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ).
2. Для работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших по состоянию на эту дату трудового стажа, согласие не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).
3. Если работник согласия не дал, с ним вы продолжаете оформлять документы на бумаге.

ЭДО не распространяется на трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Документы, связанные с работой, работодатель по заявлению работника выдаёт безвозмездно не позднее 3 рабочих дней: на бумаге или способом, который работник указал в заявлении (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ).

ЭДО не отменяет обязанности иметь сами документы. Инспектор проверит их так же, как бумажные.

Что изменилось в 2025–2026 годах

Перечень обязательных кадровых документов в 2025–2026 годах не менялся. Поправки коснулись содержания документов:

• С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляют отдельно от других документов, которые подписывает работник (ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ в ред. Закона № 156-ФЗ). Пункт о согласии внутри трудового договора больше не подходит.
• С 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 ₽ в месяц. Проверьте оклады в трудовых договорах и штатном расписании.
• С 1 сентября 2026 года лимит сверхурочной работы можно увеличить со 120 до 240 часов в год, если это закреплено в коллективном договоре или отраслевом соглашении (ст. 99 ТК РФ в ред. Закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ). Малые предприятия с численностью до 70 человек вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон (ст. 59 ТК РФ).

Обзор всех поправок года — в статье изменения в Трудовом кодексе в 2026 году.

Штрафы за отсутствие кадровых документов

Отсутствие обязательных документов, ненадлежащее оформление трудового договора, неознакомление с локальными актами инспекция квалифицирует по ст. 5.27 КоАП РФ. За нарушения охраны труда отдельная ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Штраф назначают за каждое выявленное нарушение. Малый бизнес при первом нарушении, выявленном в ходе контроля, может получить предупреждение вместо штрафа, если нет вреда и угрозы вреда (ст. 4.1.1 КоАП РФ). Как вести себя при проверке, читайте в статье проверка трудовой инспекции.

Пример (условные цифры). У ООО нет графика отпусков, с двумя работниками не подписаны трудовые договоры. Инспекция может выписать организации штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за график и отдельно по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ за договоры, плюс штраф директору.

Читайте также: чем трудовой договор отличается от ГПХ; оформление дистанционного работника; положение о коммерческой тайне.

Когда нужен юрист

Пакет кадровых документов для небольшой компании можно собрать самостоятельно по шаблонам. Юрист нужен, если у вас сложная система премий, сменный график или суммированный учёт, дистанционные работники, вы переходите на электронный документооборот или готовитесь к проверке. Ошибка в положении об оплате труда или в ПВТР потом всплывает в споре с работником или при проверке.

Мы подготовим трудовой договор или кадровый документ под вашу компанию — от 8 000 ₽ за документ, работаем онлайн по всей России. Подробнее о трудовом праве для работодателей → Первичная оценка ситуации — бесплатно.

Частые вопросы

Нужны ли кадровые документы ИП без работников?
Нет. Обязанности работодателя появляются с первым работником по трудовому договору. С исполнителями по договорам подряда и услуг кадровые документы не оформляют.

Обязательно ли положение об оплате труда?
Закон не требует отдельного положения: систему оплаты можно установить в трудовом договоре (ст. 135 ТК РФ). Положение удобно, если работников несколько и система премий общая.

Может ли микропредприятие вообще не иметь локальных актов?
Может отказаться от большинства, заключив трудовые договоры по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ). Документы по охране труда и персональным данным всё равно нужны.

До какого числа утвердить график отпусков на 2027 год?
Не позднее чем за 2 недели до нового года (ст. 123 ТК РФ), то есть до 17 декабря 2026 года включительно.

Можно ли вести все кадровые документы электронно?
Большинство можно (ст. 22.1 ТК РФ). Трудовые книжки, приказ об увольнении, акты о несчастных случаях и документы об инструктажах по охране труда остаются на бумаге (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 22.1–22.3, 56, 57, 66, 66.1, 67, 68, 91, 123, 135, 136, 189, 190, 214, 217, 309.1, 309.2
• Кодекс РФ об административных правонарушениях, ст. 4.1.1, 5.27, 5.27.1
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 9, 18.1, 22
• Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 (типовая форма трудового договора для микропредприятий)

Статья носит информационный характер и актуальна на дату обновления. Для решения вашей ситуации обратитесь к юристу.