Дубликат трудовой книжки, как получить

Дубликат трудовой книжки оформляет работодатель, который внёс в неё последнюю запись, не позднее 15 рабочих дней со дня вашего заявления (п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, приказ Минтруда России № 320н). Потерю нужно сразу сообщить этому работодателю. Если книжка нужна только как подтверждение стажа, часть сведений можно получить быстрее через Госуслуги, МФЦ или Социальный фонд. Рассказываем, как пройти процедуру и подтвердить стаж, если документы не сохранились.

Кратко

• Работодатель по месту последней записи выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней после заявления (п. 27 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
• В дубликат переносят только тот стаж, который подтверждён документами, предыдущий стаж сначала записывают общей суммой (п. 29 Порядка).
• Дубликат выдают и при порче книжки, и при недействительной записи об увольнении или переводе (п. 30, 31 Порядка).
• С 2020 года работодатели передают сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд, их можно получить через Госуслуги, МФЦ, СФР или у работодателя (ст. 66.1 ТК РФ).
• Если документы о стаже не сохранились, стаж можно подтвердить в суде, в том числе показаниями свидетелей (п. 31 Порядка).

Содержание

• Когда нужен дубликат трудовой книжки
• Потеряли трудовую книжку, куда обращаться
• Заявление и срок выдачи дубликата
• Что вносят в дубликат и как подтвердить стаж
• Электронная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности
• Если работодатель не выдаёт дубликат
• Когда нужен юрист
• Частые вопросы

Когда нужен дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка остаётся основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Её форму и порядок ведения сейчас устанавливает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Этот приказ действует до 1 сентября 2027 года.

Порядок предусматривает три ситуации, в которых выдают дубликат:

• книжку потеряли (п. 27 Порядка);
• книжка или вкладыш пришли в негодность, например обгорели, порваны или испачканы (последний абзац п. 31 Порядка);
• в книжке есть запись об увольнении или переводе, которую признали недействительной, например после решения суда (п. 30 Порядка).

В третьем случае дубликат выдают по письменному заявлению. В него переносят все записи, кроме той, что признана недействительной. Так человек получает книжку без «плохой» статьи, если суд её отменил. Об оспаривании такой записи мы писали в статье об увольнении по статье.

Потеряли трудовую книжку, куда обращаться

Тот, кто потерял трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом работодателю по месту работы, где в книжку внесли последнюю запись (п. 27 Порядка). Неважно, работаете вы там сейчас или уже уволились. Обращаться нужно именно туда, потому что у этого работодателя есть документы о вашей работе.

Перед заявлением о потере уточните, не осталась ли книжка у работодателя. Её могли не вернуть после увольнения или после того, как выдавали вам для оформления пособия. По письменному заявлению работодатель выдаёт книжку для целей социального страхования в течение трёх рабочих дней, а вы возвращаете её тоже в течение трёх рабочих дней после получения в фонде (ст. 62 ТК РФ). Если книжка у работодателя, дубликат не нужен, достаточно потребовать её выдачи.

Если книжку потерял работодатель, например при пожаре в офисе или при передаче дел, он обязан помочь вам собрать документы о стаже у прежних работодателей (п. 29 Порядка). За задержку выдачи книжки при увольнении работодатель отвечает отдельно, об этом мы рассказали в статье о задержке трудовой книжки.

Заявление и срок выдачи дубликата

Подайте работодателю письменное заявление. Устное сообщение потом сложно доказать, а от даты заявления считают срок. Сделайте два экземпляра и попросите поставить на вашем отметку о приёме с датой. Бывшему работодателю удобнее отправить заявление заказным письмом с описью вложения.

В заявлении укажите:

• ваши фамилию, имя, отчество и дату рождения;
• должность и период работы у этого работодателя;
• что книжка утрачена или повреждена и при каких обстоятельствах;
• просьбу выдать дубликат трудовой книжки;
• перечень документов о прежнем стаже, которые вы прикладываете.

Срок выдачи дубликата составляет 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка). Выходные и нерабочие праздничные дни в этот срок не входят.

На первой странице дубликата в правом верхнем углу пишут слово «Дубликат». Если старая книжка сохранилась, но испорчена, на её титульном листе пишут «Взамен выдан дубликат» с серией и номером нового документа (п. 31 Порядка).

Что вносят в дубликат и как подтвердить стаж

Работодатель переносит в дубликат сведения о вас, образование и профессию по документам, а также записи о работе и награждениях по последнему месту работы (п. 28 Порядка). С прежним стажем сложнее. Его вносят только в той части, которая подтверждена документами.

Сначала в дубликат записывают общий стаж до поступления к этому работодателю одной суммой, в годах, месяцах и днях. Затем по отдельности вносят каждый период работы, указывая даты приёма и увольнения, организацию и должность (п. 29 Порядка). Если документы содержат не все данные, переносят только то, что в них есть.

Какие документы подойдут для подтверждения стажа:

• трудовые договоры и копии приказов о приёме, переводе и увольнении;
• справки с прежних мест работы с периодами и должностями;
• архивные справки, если организация ликвидирована;
• сведения о трудовой деятельности из Социального фонда;
• выписки и справки о зарплате и уплаченных взносах.

Копии документов о работе прежний работодатель выдаёт бесплатно, не позднее трёх рабочих дней после письменного заявления (ст. 62 ТК РФ). Оригиналы, которые вы принесли для оформления дубликата, работодатель копирует, заверяет и возвращает вам (п. 29 Порядка).

Если документы не сохранились, стаж, в том числе установленный по показаниям свидетелей, можно подтвердить в суде (п. 31 Порядка). Как собирать доказательства работы без бумаг, мы разобрали в статье о том, как доказать трудовые отношения.

Электронная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности

С 1 января 2020 года работодатели формируют сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и передают их в Социальный фонд (ст. 66.1 ТК РФ). Эти данные часто называют электронной трудовой книжкой. В них есть место работы, должность, переводы и основание увольнения.

Получить сведения можно четырьмя способами (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ):

1. у работодателя по последнему месту работы, за период работы у него;
2. в МФЦ на бумаге;
3. в Социальном фонде на бумаге или в электронном виде;
4. через портал Госуслуг в форме электронного документа с усиленной квалифицированной подписью.

Работодатель выдаёт сведения в течение трёх рабочих дней после заявления, а при увольнении в последний день работы (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Сведения через Госуслуги приходят быстрее дубликата, поэтому для нового работодателя или банка их часто достаточно.

Если в электронных сведениях вы нашли ошибку или пропуск, напишите работодателю заявление. По письменному заявлению он обязан исправить или дополнить сведения и заново передать их в Социальный фонд (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).

Есть важное ограничение. Электронные сведения охватывают работу с 2020 года. Стаж за прежние годы подтверждает бумажная книжка, и именно для этих периодов дубликат нужнее всего.

Если вы когда-то подали заявление о ведении сведений только в электронном виде, работодатель выдал вам бумажную книжку на руки и больше не отвечает за её ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Тем, кто впервые устроился на работу после 2020 года, бумажную книжку не оформляют вовсе, весь их стаж хранится в электронном виде.

Если работодатель не выдаёт дубликат

Работодатель может тянуть время, ссылаться на отсутствие бланков или требовать, чтобы вы сами собрали все справки. Срок в 15 рабочих дней от этого не меняется. Если он истёк, действуйте так:

1. Направьте работодателю письменное требование с копией первого заявления и сроком исполнения.
2. Подайте жалобу в государственную инспекцию труда. Это можно сделать онлайн, порядок описан в статье о жалобе в трудовую инспекцию.
3. Если инспекция не помогла, предъявите в суд с иском об обязании выдать дубликат. Для таких споров ч. 1 ст. 392 ТК РФ даёт три месяца с того дня, когда вы узнали о нарушении. Пошлину работник не уплачивает (ст. 393 ТК РФ).

Пока дубликата нет, при устройстве на работу вы можете предъявить сведения о трудовой деятельности вместо книжки (ст. 65 ТК РФ). Отсутствие бумажной книжки само по себе не мешает заключить трудовой договор.

Пример (условные цифры). Работница потеряла книжку при переезде. Последняя запись сделана у торговой компании, где она работала в 2017-2023 годах. Она отправила туда заявление 3 марта и приложила справки с двух прежних мест работы. Пятнадцать рабочих дней истекли в конце марта, дубликат не выдан. Работница подаёт жалобу в инспекцию, а для нового работодателя заказывает сведения о трудовой деятельности через Госуслуги.

Когда нужен юрист

Если работодатель на месте и документы о стаже сохранились, дубликат обычно удаётся получить без помощи юриста. Юрист нужен, когда организация с последней записью ликвидирована, справки о прежней работе собрать невозможно, работодатель отказывается вносить периоды или дубликат нужен после признания записи об увольнении незаконной. Юрист подготовит запросы в архивы и иск об установлении стажа.

Консультируем и ведём дела дистанционно, клиенты обращаются из любого региона. Подробнее о юридической помощи по трудовым вопросам → Первичная оценка ситуации - бесплатно. Если нужен подробный разбор с документами, запишитесь на онлайн-консультацию с партнёром.

Частые вопросы

Сколько дней делают дубликат трудовой книжки
Не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Куда обращаться, если потерял трудовую книжку
К работодателю, который внёс в книжку последнюю запись, даже если вы у него уже не работаете (п. 27 Порядка). Сообщить о потере нужно сразу и письменно.

Что делать, если организация с последней записью ликвидирована
Новый работодатель по вашему письменному заявлению с указанием причины оформит новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Прежний стаж подтверждают архивными справками и сведениями из Социального фонда.

Можно ли восстановить трудовую книжку через Госуслуги
Сам дубликат через Госуслуги не оформить. Но на портале можно заказать сведения о трудовой деятельности с 2020 года в форме электронного документа (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).

Нужна ли бумажная трудовая книжка, если есть электронная
Электронные сведения охватывают работу с 2020 года. Стаж за прежние годы подтверждает бумажная книжка, поэтому её стоит хранить или восстановить.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 62, 65, 66, 66.1, 392, 393
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», п. 27-31
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 2

Статья носит информационный характер и актуальна на дату обновления. Для решения вашей ситуации обратитесь к юристу.