Объяснительная записка работодателю нужна ему самому. Без запроса объяснения дисциплинарное взыскание незаконно (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Для работника же объяснение остаётся правом. Наказать за отказ писать нельзя, но и остановить взыскание молчанием не получится. На ответ у вас есть два рабочих дня, и использовать их лучше с умом. Расскажем, когда писать выгодно, что указать в тексте и как действовать, если требуют объясниться немедленно.

Кратко

  • До применения взыскания работодатель обязан затребовать у работника письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
  • Когда два рабочих дня прошли, а объяснения нет, работодатель оформляет акт и вправе наказать без него (ч. 1, 2 ст. 193 ТК РФ).
  • Обязанности писать объяснительную Трудовой кодекс не устанавливает, поэтому сам отказ проступком не считается (ст. 21, 192 ТК РФ).
  • При проверке причин материального ущерба истребовать объяснение работодатель тоже обязан (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).
  • По ч. 3 и 4 ст. 193 ТК РФ на взыскание у работодателя есть месяц после обнаружения проступка и шесть месяцев после его совершения.

Содержание

Обязан ли работник писать объяснительную записку работодателю

Трудовой кодекс возлагает обязанность на работодателя, а не на работника. До того как объявить замечание, выговор или уволить за нарушение, работодатель должен затребовать письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Это гарантия для вас. Закон даёт возможность изложить свою версию до того, как решение принято.

Среди обязанностей работника в ст. 21 ТК РФ дачи объяснений нет. Дисциплинарным проступком закон называет неисполнение трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Отказ от объяснения к ним не относится, поэтому взыскание «за отказ писать объяснительную» незаконно. К тому же по ст. 51 Конституции РФ никто не обязан свидетельствовать против себя самого.

Но у отказа есть цена. По ч. 2 ст. 193 ТК РФ взыскание возможно и без объяснения работника. Работодатель составит акт и накажет на основании тех документов, которые у него есть. Ваша версия в материалах не появится, и в суде придётся объяснять, почему вы молчали.

Отсюда практическое правило. Писать стоит, когда у вас есть уважительная причина, смягчающие обстоятельства или возражения по существу. Молчать имеет смысл редко, например когда от вас ждут признания в том, что может обернуться требованием о возмещении ущерба или заявлением в полицию. В такой ситуации сначала посоветуйтесь с юристом.

Два рабочих дня на объяснение и другие сроки

Закон не говорит, что объяснение нужно дать немедленно. Акт об отсутствии объяснения работодатель вправе составить только по истечении двух рабочих дней (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Значит, эти два дня принадлежат вам. Фраза начальника «пиши сейчас, при мне» ни к чему вас не обязывает.

ДействиеСрокНорма ТК РФ
Время работника на письменное объяснениеДва рабочих дня после запросач. 1 ст. 193
Издание приказа о взысканииОдин месяц со дня обнаружения проступка, болезнь и отпуск работника не считаютсяч. 3 ст. 193
Предельный срок для взысканияШесть месяцев со дня проступка, по итогам ревизии или аудита два годач. 4 ст. 193
Ознакомление с приказом под росписьТри рабочих дня со дня издания, время отсутствия на работе не считаетсяч. 6 ст. 193
Обращение в суд для оспаривания замечания или выговораТри месяца со дня, когда узнали о нарушении правач. 1 ст. 392
Обращение в суд для оспаривания увольненияОдин месяц со дня вручения копии приказач. 1 ст. 392

На практике два рабочих дня отсчитывают со дня, следующего за днём запроса. Если требование вручили в понедельник, вторник и среда ваши, акт можно составить в четверг. Приказ, который вышел раньше, суды обычно расценивают как нарушение порядка и взыскание отменяют. Поэтому дата на вашем экземпляре требования так важна.

Форму запроса закон не описывает. Работодателю выгодно вручить письменное требование под роспись, потому что именно он потом доказывает суду, что объяснение запрашивал. Работнику выгодно то же самое. Если вас просят объясниться устно, попросите оформить требование на бумаге и указать, о каком событии и за какую дату идёт речь. На вопрос «объясните своё поведение» без дат и фактов ответить по существу нельзя.

Отдать объяснение можно и позже двух дней, пока приказ не издан. Выбирая наказание, работодатель по ч. 5 ст. 192 ТК РФ оценивает, насколько серьёзно нарушение и что к нему привело, а узнать об этом он может только от вас.

Что писать в объяснительной

Обязательной формы нет. Достаточно листа бумаги с адресатом, вашими должностью и фамилией, датой и подписью. Важнее содержание. Хорошее объяснение отвечает на вопросы «что произошло», «почему» и «чем это подтверждается».

  1. Событие. Коротко, с датами и временем. «14 ноября пришёл на работу в 10 часов 40 минут вместо 9 часов».
  2. Причина. Конкретная и проверяемая. «Задержка электропоезда, справка перевозчика прилагается».
  3. Что вы сделали. Предупредили руководителя, отработали время, устранили последствия.
  4. Обстоятельства в вашу пользу. Нарушение первое, вреда нет, задача выполнена в срок.
  5. Приложения. Справки, скриншоты переписки, талон к врачу, заявка в техподдержку.

Если проступка не было, так и напишите, с фактами. «Отчёт направлен 12 ноября в 17 часов 52 минуты на почту руководителя, письмо прилагаю». Если вам вменяют нарушение инструкции, с которой вас не знакомили под роспись, укажите это. Работодатель обязан знакомить работников с локальными актами, которые связаны с их работой (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), и требовать исполнения неизвестного вам документа он не может.

Чего в тексте быть не должно

  • Общих признаний. «Вину признаю полностью, обязуюсь не повторять» суд прочтёт как согласие с проступком. Описывайте факты, оценку оставьте работодателю.
  • Текста под диктовку. Вы подписываете свои слова. Требование переписать «как надо» выполнять не нужно.
  • Обвинений в адрес коллег без доказательств. Они вызовут встречные объяснительные и испортят вашу позицию.
  • Эмоций и рассуждений. Объяснение читают кадровик, юрист и, возможно, судья. Им нужны даты и документы.
  • Лишних сведений. Отвечайте на тот вопрос, который вам задали. Рассказ о других эпизодах может стать поводом для новой проверки.

Пишите в двух экземплярах. На своём получите отметку о принятии с датой, подписью и должностью того, кто взял документ. Если отметку ставить отказываются, отправьте объяснение заказным письмом с описью вложения или по корпоративной почте и сохраните подтверждение.

Акт об отказе от объяснения и его значение

Когда работник за два рабочих дня ничего не представил, работодатель составляет акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Обычно его подписывают руководитель и двое или трое сотрудников. Акт подтверждает, что объяснение запрашивали, и открывает дорогу к приказу.

Проверьте в акте три вещи:

  • дату составления, она не может быть раньше истечения двух рабочих дней;
  • ссылку на требование, по которому вы должны были объясниться;
  • подписи людей, которые действительно присутствовали.

Вас могут попросить подписать акт. Подпись означает только то, что вы с ним ознакомлены. Рядом можно написать свои замечания, например «объяснение передано 15 ноября секретарю, экземпляр с отметкой у меня». Если акт составлен в день запроса, сообщите письменно, что срок не истёк и объяснение вы представите.

Отсутствие акта при отсутствии объяснения означает, что работодатель не доказал соблюдение процедуры. Это одно из самых частых оснований, по которым суды отменяют взыскания. Весь порядок от докладной до приказа описан в статье о дисциплинарном взыскании.

Особые ситуации с объяснительной

Требуют объяснить отсутствие на работе

Здесь молчать опаснее всего. Отсутствие без уважительных причин весь день или более четырёх часов подряд закон считает прогулом, за который увольняют после первого случая. Уважительность причины доказывает работник, и объяснительная с документами служит главным способом это сделать. Подробнее в статье об увольнении за прогул.

Объяснение запрашивают из-за недостачи или порчи имущества

До решения о возмещении ущерба работодатель проводит проверку и обязан истребовать письменное объяснение, чтобы установить причину ущерба. При отказе или уклонении составляют акт (ч. 1, 2 ст. 247 ТК РФ). По ч. 3 ст. 247 ТК РФ вам обязаны показать материалы проверки, и её результаты можно обжаловать. Попросите материалы до того, как писать. Формулировки в таком объяснении влияют уже на деньги, поэтому не признавайте суммы, которые не проверяли. Пределы ответственности разобраны в статье о материальной ответственности работника.

Вы на больничном или в отпуске

Дни болезни и отпуска из месячного срока для взыскания исключаются (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Требование, которое пришло вам домой во время больничного, не обязывает отвечать в дни нетрудоспособности. Разумно сообщить работодателю, что объяснение вы дадите после выхода, и сохранить это сообщение.

Объяснительную просят «на всякий случай»

Иногда записки собирают по мелким поводам, чтобы позже показать «систему нарушений». Отвечайте коротко и по фактам. Если нарушения не было, так и укажите. Копии всех своих объяснений храните у себя. Они пригодятся, когда вам предложат уволиться по собственному желанию под угрозой «статьи».

Когда нужен юрист

Покажите ситуацию юристу до того, как отдадите объяснение, если речь идёт о прогуле, недостаче, разглашении сведений или другом основании для увольнения. Юрист поможет изложить факты так, чтобы текст работал на вас, проверит требование и акт, а после приказа оценит, есть ли основания его отменить через инспекцию труда или суд.

Мы помогаем работникам в спорах о взысканиях дистанционно, город значения не имеет. Подробнее об оспаривании дисциплинарного взыскания → Первичная оценка ситуации - бесплатно. Если нужен подробный разбор с документами, запишитесь на онлайн-консультацию с партнёром.

Частые вопросы

Обязан ли работник писать объяснительную по требованию работодателя
Нет. Запросить объяснение обязан работодатель, а для работника это право (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). За отказ наказать нельзя, но взыскание за сам проступок применят и без объяснения (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).

Сколько дней даётся на объяснительную записку
Два рабочих дня. Только после их истечения работодатель вправе составить акт о том, что объяснение не представлено (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Могут ли наказать, если не написал объяснительную
За отказ от объяснения нет, это не трудовая обязанность. За проступок, по поводу которого объяснение запрашивали, могут, составив акт об отсутствии объяснения.

Можно ли писать объяснительную от руки и в свободной форме
Да. Форма законом не установлена. Укажите, кому и от кого документ, опишите событие и причины, поставьте дату и подпись, приложите подтверждающие документы.

Что будет, если приказ издали раньше двух рабочих дней
Это нарушение порядка, установленного ст. 193 ТК РФ. Суды в таких случаях, как правило, признают взыскание незаконным, даже если проступок был.

Правовая база

Статья носит информационный характер и актуальна на дату обновления. Для решения вашей ситуации обратитесь к юристу.