Зачем работодателю кадровый аудит
Ошибки в кадровых бумагах обычно всплывают в двух случаях. Первый связан с проверкой трудовой инспекции, второй со спором, когда уволенный работник идёт в суд и компании приходится доказывать законность каждого шага. Аудит снимает эти риски заранее, пока исправить документ ещё можно без последствий.
Что смотрим при аудите:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения, есть ли в них все обязательные условия;
- локальные нормативные акты и подписи работников об ознакомлении с ними;
- приказы о взысканиях, переводах и увольнениях, их сроки и формулировки;
- учёт рабочего времени, график отпусков, сроки и порядок выплаты заработной платы;
- договоры с исполнителями по ГПХ, которые по сути похожи на трудовые.
Отдельно проверяем нормы ЛНА, которые ухудшают положение работников по сравнению с законом или коллективным договором. Такие нормы не применяются, как и акты, принятые без учёта мнения представительного органа работников в случаях, когда закон этого требует (ТК РФ, ч. 4 ст. 8). Значит, взыскание или удержание, основанное на таком пункте, суд, скорее всего, не поддержит.
Обязательные кадровые документы и ЛНА
Набор документов зависит от размера бизнеса и от того, как устроена работа. Ниже нормы, на которые чаще всего опираются при проверке документов работодателя.
| Документ или правило | Что требует закон | Норма |
|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | утверждает работодатель, учитывая мнение представительного органа работников, если такой орган есть | ТК РФ, ст. 190 |
| Ознакомление с ЛНА | под подпись при приёме, до подписания трудового договора | ТК РФ, ч. 3 ст. 68 |
| Форма расчётного листка | утверждает работодатель | ТК РФ, ч. 2 ст. 136 |
| Дни выплаты заработной платы | не реже чем каждые полмесяца и не позже 15 календарных дней после окончания периода | ТК РФ, ч. 6 ст. 136 |
| Микропредприятие | может обойтись без ЛНА, если включит их нормы в трудовые договоры на основе типовой формы | ТК РФ, ст. 309.2 |
Даже микропредприятие, которое отказалось от локальных актов, должно принять акт о временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя (ст. 309.2 ТК РФ). Полный перечень документов для ООО и ИП собран в статье об обязательных кадровых документах.
Трудовой договор без слабых мест
Договор оформляют письменно, в двух экземплярах с подписями обеих сторон. Если человек начал работать с ведома работодателя, договор считается заключённым, и оформить его на бумаге нужно в течение трёх рабочих дней после фактического допуска (ТК РФ, ст. 67).
В договоре должны быть место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим работы, если он отличается от общего, условия труда на рабочем месте и другие условия из ст. 57 ТК РФ. Если какое-то из них забыли, договор от этого не становится незаключённым, недостающее дописывают приложением или соглашением.
Испытание действует, только когда оно прямо записано в договоре, иначе работник принят без испытания. Общий предел составляет три месяца, для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера шесть месяцев (ТК РФ, ст. 70). После поправок Федерального закона от 09.04.2026 № 91-ФЗ, действующих с 01.09.2026, испытание нельзя устанавливать женщинам с детьми до трёх лет. Шаблоны договоров, которые писали до осени 2026 года, стоит сверить с этой нормой.
Как законно уволить сотрудника
Универсального способа уволить работника по инициативе компании нет. У каждого основания из ст. 81 ТК РФ своя процедура и свои доказательства, поэтому начинаем с выбора основания. Часто спокойнее договориться о соглашении сторон, чем доказывать проступок.
Общие правила оформления такие:
- увольнение оформляют приказом, работника знакомят с ним под подпись, а при отказе делают запись на самом приказе (ст. 84.1 ТК РФ);
- в последний рабочий день работник получает окончательный расчёт и трудовую книжку либо сведения о стаже у этого работодателя (там же);
- формулировку основания переносят из закона слово в слово и указывают статью с частью и пунктом (там же);
- пока работник на больничном или в отпуске, расторгнуть договор по инициативе компании нельзя, исключение закон делает только для ликвидации организации и для ИП, который закрывает деятельность (ТК РФ, ст. 81, ч. 6);
- беременную сотрудницу по инициативе работодателя не увольняют, за тем же исключением ликвидации (ч. 1 ст. 261 ТК РФ).
Отдельные гарантии есть у женщины с ребёнком до трёх лет, у одинокой матери, которая воспитывает ребёнка-инвалида или несовершеннолетнего младше 16 лет, и у ряда других родителей (ч. 4 ст. 261 ТК РФ). Пошаговый разбор оснований есть в статье о законном увольнении сотрудника.
Сокращение без риска восстановления
Суд проверяет сокращение по нескольким пунктам сразу, и ошибка в любом из них может обернуться восстановлением работника. Поэтому процедуру строим по календарю, от решения о сокращении до приказа.
- каждого работника, чья должность сокращается, предупреждают лично, под подпись, минимум за два месяца (ч. 2 ст. 180 ТК РФ);
- предлагают все подходящие вакансии в той же местности, включая нижестоящие и хуже оплачиваемые, а в другой местности только если это предусмотрено договором или соглашением (ч. 3 ст. 81 ТК РФ);
- при равной производительности и квалификации учитывают преимущественное право на оставление на работе по ст. 179 ТК РФ;
- если есть первичная профсоюзная организация, её выборный орган письменно уведомляют не позднее чем за два месяца, а при массовом высвобождении за три месяца (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).
С письменного согласия работника договор можно расторгнуть раньше двух месяцев, доплатив средний заработок за оставшееся время (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). Подробно процедуру со стороны работодателя и работника мы описали на странице о сокращении.
Дисциплинарные взыскания по правилам ст. 193 ТК РФ
Взыскание часто становится первым шагом к увольнению за неоднократное неисполнение обязанностей. Такое увольнение возможно, только если у работника уже есть действующее взыскание (ТК РФ, ст. 81, ч. 1, п. 5). Поэтому каждое замечание или выговор оформляем так, будто его будут оспаривать.
Порядок по ст. 193 ТК РФ:
- до приказа у работника письменно запрашивают объяснение, если за два рабочих дня его нет, составляют акт, и это не мешает применить взыскание;
- взыскание применяют не позже месяца со дня обнаружения проступка, без учёта больничного и отпуска, и не позже шести месяцев со дня, когда проступок совершён, а по итогам ревизии или аудиторской проверки не позже двух лет;
- за один проступок допускается одно взыскание;
- приказ объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней, при отказе подписать составляют акт.
Работник вправе обжаловать взыскание в трудовую инспекцию или в суд, поэтому служебные записки, акты и переписку храним вместе с приказом. Детали в статье о дисциплинарном взыскании.
Споры с работниками в суде
Если суд признает увольнение незаконным, работника восстановят на прежней работе, а компания оплатит ему весь период вынужденного прогула по среднему заработку (ст. 394 ТК РФ, части первая и вторая). При нарушении порядка или отсутствии основания суд вправе ещё и взыскать компенсацию морального вреда (ч. 9 той же статьи). Чем дольше идёт процесс, тем больше сумма за прогул, поэтому позицию готовим с первого заседания.
Сроки для работника установлены в ст. 392 ТК РФ. На спор об увольнении у него месяц, на иск о невыплаченных суммах год, на остальные споры три месяца. Пропуск срока без уважительной причины даёт компании самостоятельный довод для отказа в иске. От пошлины и судебных расходов по таким делам работник освобождён (ст. 393 ТК РФ), так что обращение в суд для него бесплатно.
У работодателя свой срок. На иск о возмещении ущерба, причинённого работником, закон отводит компании год, и считают его с того дня, когда ущерб обнаружили (ТК РФ, ст. 392, ч. 4). Сумму в пределах среднего месячного заработка можно удержать распоряжением работодателя, изданным не позже месяца после окончательного определения размера ущерба (ст. 248 ТК РФ), в остальных случаях спор решает суд.
Проверка трудовой инспекции
Инспектор вправе запрашивать у работодателя документы и объяснения и выдавать обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений (ст. 357 ТК РФ). Предписание, выданное по жалобе работника на очевидное нарушение, компания может обжаловать в суде в течение десяти дней со дня получения (там же).
Лучшая подготовка к проверке заключается в том, чтобы кадровый аудит уже был проведён, а замечания закрыты. Как проходит проверка, что запрашивает инспектор и как отвечать на предписание, мы подробно разобрали на странице о проверке ГИТ и в статье о подготовке к проверке трудовой инспекции.
Документы, которые понадобятся
- штатное расписание и список работников;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании;
- листы ознакомления работников с локальными актами;
- приказы о приёме, переводах, взысканиях и увольнениях;
- табели учёта рабочего времени и график отпусков;
- договоры ГПХ с исполнителями, если они есть;
- претензии, иски, предписания и переписка с работником или инспекцией.
Если каких-то документов нет, начнём с того, что есть: часть доказательств можно истребовать через суд.
