Зачем проверять контрагента

Проверка контрагента решает две задачи. Первая простая, вы не хотите отдать деньги фирме, которая закроется через месяц или уже проиграла десяток исков от других заказчиков. Вторая налоговая. Если партнёр окажется пустышкой, инспекция может снять у вас расходы и вычет НДС по этой сделке.

Налоговый кодекс прямо говорит, при каких условиях вы вправе уменьшить налог по сделке. Основная цель сделки не должна сводиться к экономии на налогах, а исполнить обязательство должна сама сторона договора или лицо, которому обязательство передано по договору или закону. Поэтому налоговая смотрит не на красивые выписки, а на то, кто на самом деле привёз товар или выполнил работу. Подробнее о разговоре с инспекцией в статье о требовании из налоговой.

Какие бесплатные сервисы использовать

Всё, что нужно для базовой проверки, есть в открытых государственных источниках. Платные агрегаторы собирают те же данные в одном окне, но для разовой сделки хватит официальных сайтов.

Что проверяетеГдеЧто искать
Регистрация и статусegrul.nalog.ruРеквизиты, директор, ликвидация, отметка о недостоверности
Адрес, долги по налогам, режим, численностьpb.nalog.ruМассовый адрес, недоимка, спецрежим
ДиректорРеестр дисквалифицированных лиц ФНСЕсть ли запрет руководить организацией
Отчётностьbo.nalog.ru (ГИР БО)Выручка, активы, убытки
Блокировка счетовservice.nalog.ru/bi.htmlДействующие решения о приостановлении операций
Долги по решениям судовБанк данных ФССПНезакрытые исполнительные производства
Судыkad.arbitr.ruИски к контрагенту, дела о банкротстве
Банкротство и важные сообщенияfedresurs.ruПроцедуры банкротства, ликвидация, намерения кредиторов
Самозанятыйnpd.nalog.ruСтатус плательщика налога на профессиональный доход

Электронная выписка из реестра бесплатна по закону о госрегистрации и подписана электронной подписью ФНС, её можно приложить к делу как обычный документ. Старый сервис о компаниях с долгами по налогам на service.nalog.ru/zd.do закрыт, эти сведения теперь в «Прозрачном бизнесе».

Должная осмотрительность при выборе контрагента

В законе нет готового перечня шагов, после которых налоговая признает вашу осмотрительность. Выписка из реестра доказывает только то, что фирма существует. Поэтому чем крупнее сделка, тем больше вам стоит знать о реальной работе партнёра.

Соберите в одну папку то, что объясняет выбор:

  • выписки и скриншоты сервисов с датой проверки;
  • коммерческое предложение и переписку, где обсуждали условия;
  • документы о ресурсах, например договор аренды склада, сведения о технике или штате;
  • контакты людей, с которыми вы работали, и копии их полномочий.

Сам факт, что контрагент нарушил налоговое законодательство или первичку подписал неуполномоченный человек, по Налоговому кодексу ещё не основание отказать вам в расходах. Но и защитой одна папка не станет, если товар на деле поставил кто-то другой.

Кто вправе подписать договор

Директор организации действует без доверенности, его ФИО видно в выписке ЕГРЮЛ. Устав может дать такое право нескольким людям сразу, это тоже отражается в реестре. Остальные сотрудники подписывают договоры только по доверенности. Если срок в доверенности не указан, она действует год.

Когда договор подписал человек без полномочий, сделка не создаёт обязанностей для компании, пока та её не одобрит. До одобрения вы можете отказаться от такой сделки, если не знали и не должны были знать об отсутствии полномочий. При электронном подписании полномочия представителя подтверждает машиночитаемая доверенность.

Для крупных сделок ООО проверьте ещё и согласие участников. Порог по закону составляет 25% балансовой стоимости активов, устав может его повысить. Об устройстве договоров для бизнеса смотрите статьи о договоре поставки и о договоре оказания услуг.

Что записать в договор

Проверка показывает картину на сегодня, а договор защищает вас на весь срок сделки. Добавьте раздел с заверениями контрагента о себе. Если заверения окажутся ложными, Гражданский кодекс даёт право взыскать убытки или неустойку и отказаться от договора, а предприниматель отвечает даже тогда, когда сам не знал правды.

Вместе с заверениями полезно условие о возмещении потерь. В нём перечислите суммы, которые контрагент вернёт, если налоговая откажет вам в вычете из-за его нарушений. При предоплате пропишите срок возврата аванса и неустойку, а при работе с самозанятым обязанность передавать чек. Если партнёр всё же сорвал сроки, начните с претензии контрагенту.

Частые вопросы

Как проверить контрагента по ИНН бесплатно
Введите ИНН на egrul.nalog.ru и скачайте выписку, затем проверьте того же контрагента в «Прозрачном бизнесе» на pb.nalog.ru, в картотеке арбитражных дел, в банке данных ФССП и на fedresurs.ru. Все эти сервисы государственные и бесплатные.

Хватит ли выписки из ЕГРЮЛ для защиты от претензий налоговой
Нет. Выписка подтверждает только регистрацию. Налоговая смотрит, кто на самом деле исполнил сделку, поэтому сохраните ещё переписку, документы о ресурсах контрагента и первичку, подписанную уполномоченным лицом.

Нужно ли проверять самозанятого
Да. Проверьте статус на npd.nalog.ru на дату договора и перед каждой оплатой, убедитесь, что он не работал у вас по трудовому договору последние два года, и получайте чек на каждую выплату.

Что делать, если у контрагента массовый адрес или отметка о недостоверности
Это повод запросить больше документов и не перечислять крупный аванс. Отметка о недостоверности, которая висит больше шести месяцев, может закончиться исключением компании из реестра.

Можно ли подписать договор с представителем без доверенности
Рискованно. Без полномочий договор не связывает компанию, пока она его не одобрит. Попросите доверенность заранее и приложите её копию к договору.

Правовая база

Читайте в блоге

Чек-лист носит информационный характер и не заменяет консультацию. Порядок действий по вашему делу зависит от документов и обстоятельств.