Проверка контрагента: чек-лист перед сделкой

Проверка контрагента занимает 20–30 минут и почти целиком делается в бесплатных государственных сервисах: выписка из ЕГРЮЛ, «Прозрачный бизнес» ФНС, Федресурс, картотека арбитражных дел и банк данных ФССП. Сохраняйте результаты проверки: если налоговая усомнится в сделке по ст. 54.1 НК РФ, они покажут, что вы выбирали партнёра осмотрительно. Ниже — чек-лист по шагам и таблица признаков, при которых от сделки лучше отказаться.

Кратко

• Налоговая откажет в вычетах и расходах, если сделка не имела деловой цели или обязательство исполнил не контрагент по договору (п. 2 ст. 54.1 НК РФ).
• Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП ФНС бесплатно выдаёт в электронном виде с электронной подписью налогового органа (ст. 6 Закона № 129-ФЗ).
• Отметка о недостоверности адреса или директора в ЕГРЮЛ — повод отложить сделку: такую компанию могут исключить из реестра (ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ).
• Банкротство компании и гражданина проверяют в ЕФРСБ на сайте Федресурса; сделки с должником могут оспорить (ст. 61.2 Закона о банкротстве).
• Полномочия подписанта проверяйте по ЕГРЮЛ и доверенности: сделка без полномочий не создаёт обязанностей для компании, пока она её не одобрит (ст. 183 ГК РФ).

Содержание

• Зачем проверять контрагента
• Чек-лист проверки контрагента: 10 шагов
• Бесплатные сервисы: что где смотреть
• Как проверить ИП, самозанятого и физлицо
• Как оформить досье на контрагента
• Признаки, при которых сделку стоит отложить
• Как защитить себя в договоре
• Когда нужен юрист
• Частые вопросы

Зачем проверять контрагента

Проверка нужна по двум причинам. Первая — деньги: предоплата фирме-однодневке, поставщику в банкротстве или компании с долгами у приставов часто не возвращается. Вторая — налоги.

По п. 2 ст. 54.1 НК РФ вы вправе учесть расходы и заявить вычет НДС по сделке, только если одновременно выполнены два условия:

• основная цель сделки — не уменьшение налогов;
• обязательство исполнил сам контрагент по договору или лицо, которому обязательство передано по договору или закону.

Если товар фактически поставил кто-то другой, а в документах значится «бумажная» фирма, налоговая может снять вычеты и расходы по такой сделке. Отдельно в п. 3 ст. 54.1 НК РФ сказано: подписание документов неустановленным лицом или нарушение контрагентом налогового законодательства сами по себе не основание для отказа. Налоговый орган оценивает сделку в целом, в том числе как вы выбирали партнёра.

ФНС разъяснила подход к ст. 54.1 НК РФ в письме от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@. Инспекция смотрит, проверял ли налогоплательщик деловую репутацию, опыт, ресурсы контрагента и сопоставимо ли это с масштабом сделки. Чем крупнее договор, тем глубже ожидается проверка.

Чек-лист проверки контрагента: 10 шагов

Для разовой закупки на небольшую сумму хватит первых пяти шагов. Для крупной поставки, подряда или долгосрочного договора пройдите все десять.

1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Сервис egrul.nalog.ru выдаёт выписку по ИНН или ОГРН бесплатно, в формате PDF с электронной подписью ФНС. Сверьте наименование, ИНН, ОГРН, адрес, директора, дату регистрации, основной вид деятельности.
2. Статус компании. В выписке проверьте, нет ли записей о ликвидации, реорганизации, предстоящем исключении из реестра или о недостоверности сведений.
3. «Прозрачный бизнес». На pb.nalog.ru видны среднесписочная численность, доходы и расходы по отчётности, уплаченные налоги, недоимки, признаки массового адреса и массового руководителя, участие в других компаниях.
4. Блокировка счетов. Сервис ФНС «Сведения о решениях о приостановлении операций по счетам» (service.nalog.ru/bi.do) показывает, заблокированы ли счета контрагента налоговой.
5. Дисквалификация директора. Проверьте ФИО руководителя в реестре дисквалифицированных лиц ФНС (service.nalog.ru/disqualified.do).
6. Банкротство. На fedresurs.ru найдите компанию или гражданина-ИП в ЕФРСБ: там публикуются сообщения о намерении обратиться в суд с заявлением о банкротстве, введении процедур, торгах.
7. Суды. В картотеке арбитражных дел kad.arbitr.ru посмотрите, в каких спорах участвует контрагент и в какой роли. Много исков от поставщиков о взыскании долга — плохой знак для покупателя.
8. Исполнительные производства. Банк данных ФССП (fssp.gov.ru) показывает открытые производства и суммы долгов по компании или предпринимателю.
9. Реестр недобросовестных поставщиков. Если контрагент участвует в госзакупках, проверьте его в реестре на zakupki.gov.ru.
10. Документы и полномочия. Запросите копию паспорта директора или доверенность подписанта, лицензии, если деятельность лицензируется, и сведения о ресурсах: складах, технике, персонале.

Сохраните скриншоты и выписки с датой. Собранные документы подшейте к договору: это и есть доказательство должной осмотрительности.

Бесплатные сервисы: что где смотреть

Платные агрегаторы собирают те же данные на одной странице и добавляют скоринг. Удобно при большом числе контрагентов, но первоисточник для налоговой и суда — государственные реестры. Выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС лучше скачать напрямую.

Как проверить ИП, самозанятого и физлицо

У предпринимателя проверяют выписку из ЕГРИП, банкротство в ЕФРСБ и долги в ФССП. Если ИП признан банкротом, его регистрация в качестве предпринимателя утрачивает силу (ст. 216 Закона о банкротстве), а имуществом распоряжается финансовый управляющий. Подробнее о процедуре — в статье банкротство физического лица.

С самозанятым проверьте статус на дату каждой оплаты в сервисе npd.nalog.ru и требуйте чек из приложения «Мой налог». Если человек фактически работает как ваш сотрудник, договор могут переквалифицировать в трудовой. Риски разобраны в статье самозанятые вместо сотрудников.

У гражданина без статуса проверяют паспорт, банкротство и исполнительные производства. Для сделки с недвижимостью этого мало: нужна выписка из ЕГРН и проверка истории объекта.

Как оформить досье на контрагента

Налоговая оценивает не то, что вы проверяли, а то, что вы можете показать. Поэтому результаты проверки сохраняйте в одной папке по каждому контрагенту и обновляйте её перед новыми крупными договорами.

Что положить в досье:

• выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП в PDF с электронной подписью ФНС на дату, близкую к подписанию договора;
• скриншоты или распечатки из «Прозрачного бизнеса», Федресурса, картотеки арбитражных дел и банка данных ФССП с датой;
• копии доверенности подписанта, лицензий, документов о складе, технике или персонале, если вы их запрашивали;
• переписку о выборе поставщика: коммерческие предложения конкурентов, сравнение цен, протокол переговоров;
• документы, которые подтверждают исполнение: транспортные накладные, акты, пропуска на склад, фото.

Удобно оформить короткую справку о проверке. Образец:

Справка о проверке контрагента
Контрагент: [наименование, ИНН, ОГРН].
Договор: [предмет, сумма, дата].
Дата проверки: [дата]. Проверку провёл: [должность, ФИО].
Проверенные источники: [ЕГРЮЛ, «Прозрачный бизнес», сведения о блокировке счетов, РДЛ, ЕФРСБ, картотека арбитражных дел, банк данных ФССП].
Выявленные риски: [нет / перечень].
Решение: [заключить договор / заключить на условиях поэтапной оплаты / отказаться].

Внутренний регламент проверки для сотрудников закон не требует, но с ним проще доказать, что компания проверяет всех контрагентов по единым правилам, а не от случая к случаю.

Признаки, при которых сделку стоит отложить

Ни один признак сам по себе не делает контрагента недобросовестным. Но сочетание двух-трёх из списка — повод запросить документы, снизить предоплату или отказаться от сделки.

• компания зарегистрирована несколько месяцев назад, а сделка крупная;
• в ЕГРЮЛ отметка о недостоверности адреса, директора или участника;
• адрес массовой регистрации, директор руководит десятками фирм;
• численность 0–1 человек, уплаченные налоги несопоставимы с оборотом по договору;
• счета заблокированы налоговой;
• в ЕФРСБ есть сообщение о намерении кредитора подать заявление о банкротстве;
• много свежих исков о взыскании долга и открытых производств у приставов;
• директор недавно сменился, а подписывать договор будет «представитель» без доверенности;
• контрагент просит перечислить оплату третьему лицу или на карту физлица.

Если компания не сдаёт отчётность 12 месяцев и не проводит операций по счетам, либо в ЕГРЮЛ больше 6 месяцев стоит отметка о недостоверности, налоговая может исключить её из реестра как недействующую (ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ). Взыскать долг с исключённой компании сложно, поэтому такие признаки проверяйте в первую очередь.

Как защитить себя в договоре

Проверка не отменяет рисков, поэтому часть из них закрывают условиями договора:

• Заверения об обстоятельствах (ст. 431.2 ГК РФ): контрагент подтверждает, что уплачивает налоги, исполнит договор сам или через указанных соисполнителей, подписант уполномочен. Если заверения окажутся недостоверными, вы вправе требовать возмещения убытков или неустойки.
• Условие о возмещении налоговых потерь (ст. 406.1 ГК РФ): стороны договариваются, что контрагент компенсирует доначисленный вам НДС и пени, если их причиной стало его поведение.
• Оплата по факту или поэтапно вместо полной предоплаты.
• Обеспечение: неустойка, поручительство директора или участника, независимая гарантия.

Полномочия подписанта сверяйте с ЕГРЮЛ. Если договор подписало лицо без полномочий, для компании он порождает обязанности, только если она потом одобрит сделку (ст. 183 ГК РФ). Если контрагент уже нарушил договор, начните с претензии: как её составить, читайте в статье претензия контрагенту.

Отдельный риск — банкротство контрагента после сделки. Управляющий может оспорить сделку, совершённую в течение года до возбуждения дела о банкротстве, если встречное исполнение было неравноценным, или в течение трёх лет, если сделка совершена с целью причинить вред кредиторам и вы знали об этой цели (ст. 61.2 Закона о банкротстве). Рыночная цена и реальная поставка — ваша защита.

Читайте также: исключение ООО из ЕГРЮЛ; условия договора поставки; неустойка за нарушение договора; ответственность директора по долгам ООО; требование налоговой о документах контрагента; что делать при претензии правообладателя.

Когда нужен юрист

Для типовой закупки у известного поставщика достаточно чек-листа и сохранённых выписок. Юрист нужен, если сделка крупная, контрагент новый или с «красными флагами», нужно составить заверения и условия о возмещении налоговых потерь или налоговая уже запросила пояснения по контрагенту.

Мы проверяем контрагентов, готовим и согласовываем договоры с защитными условиями. Подробнее о договорной работе → Первичная оценка ситуации — бесплатно.

Частые вопросы

Можно ли проверить контрагента бесплатно?
Да. Выписка из ЕГРЮЛ, «Прозрачный бизнес», сведения о блокировке счетов и реестр дисквалифицированных лиц доступны на сайте ФНС бесплатно. Федресурс, картотека арбитражных дел и банк данных ФССП тоже бесплатны.

Какие документы запросить у контрагента?
Как правило, запрашивают копию паспорта директора или доверенность подписанта, лицензии для лицензируемой деятельности и сведения о ресурсах для исполнения договора. Выписку из ЕГРЮЛ лучше получить самостоятельно на сайте ФНС.

Что такое должная осмотрительность?
Это проверка деловой репутации, опыта и возможностей контрагента перед сделкой. Сохранённые результаты проверки помогают доказать налоговой, что вы не знали о нарушениях партнёра и сделка была реальной (ст. 54.1 НК РФ).

Как часто нужно проверять постоянного контрагента?
Закон не устанавливает периодичность. На практике компании обновляют проверку перед каждым крупным договором и периодически по действующим партнёрам, потому что статус, директор и финансовое положение могут измениться.

Спасает ли проверка от доначисления налогов?
Нет, если товар фактически поставил не контрагент по договору. Проверка показывает осмотрительность при выборе партнёра, но налоговая оценивает реальность сделки в целом (п. 2 ст. 54.1 НК РФ).

Правовая база

• Налоговый кодекс РФ, ст. 54.1
• Гражданский кодекс РФ, ст. 183, 406.1, 431.2
• Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», ст. 6, 21.1
• Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», ст. 61.2, 216
• Письмо ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@ о применении ст. 54.1 НК РФ

Статья носит информационный характер и актуальна на дату обновления. Для решения вашей ситуации обратитесь к юристу.