Договор по электронной почте, юридическая сила переписки

Договор по электронной почте заключить можно, и юридическая сила у него такая же, как у бумажного, если из переписки видно, кто выразил волю и о чём стороны договорились (п. 2 ст. 434 и п. 1 ст. 160 ГК РФ). То же относится к мессенджерам. Исключение составляют сделки, для которых закон требует единый подписанный документ, нотариуса или регистрацию. Главная трудность лежит не в форме, а в доказывании, и её решают заранее, одним пунктом в договоре.

Кратко

• Письменный договор можно заключить обменом письмами и электронными документами, а подпись заменяет любой способ, который достоверно определяет лицо, выразившее волю (п. 2 ст. 434 и п. 1 ст. 160 ГК РФ).
• Если на предложение ответили не письмом, а делом, например оплатили счёт или отгрузили товар, письменная форма тоже соблюдена (п. 3 ст. 438 и п. 3 ст. 434 ГК РФ).
• Продажу недвижимости и аренду здания перепиской не оформить, закон требует один документ, подписанный сторонами (ст. 550, п. 1 ст. 651 ГК РФ).
• Документ с квалифицированной электронной подписью равнозначен бумажному с собственноручной подписью, простая и неквалифицированная подписи дают этот эффект по закону или по соглашению сторон (ч. 1, 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
• Электронные письма и документы суд оценивает наравне с бумажными, это письменные доказательства по ст. 75 АПК РФ и ст. 71 ГПК РФ.

Содержание

• Какая юридическая сила у договора по электронной почте
• Когда переписки недостаточно
• Электронная подпись и ЭДО с контрагентом
• Договор в мессенджере
• Доказывание переписки в суде
• Что записать в договоре об электронной переписке
• Когда нужен юрист
• Частые вопросы

Какая юридическая сила у договора по электронной почте

Гражданский кодекс не требует бумаги и синей печати. Договор в письменной форме можно заключить тремя способами. Стороны составляют один документ, в том числе электронный, и подписывают его. Или обмениваются письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Или одна сторона направляет письменное предложение, а другая в ответ начинает его исполнять (п. 3 ст. 434 ГК РФ).

С 2019 года закон прямо говорит об электронных средствах. Письменная форма считается соблюдённой, если сделку совершили с помощью электронных или иных технических средств, которые дают возможность воспроизвести её содержание на материальном носителе в неизменном виде. Требование о подписи выполнено, «если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю» (абзац второй п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Отсюда два условия, при которых переписка работает как договор.

1. Содержание можно воспроизвести. Письмо хранится на сервере, его можно распечатать, текст в нём не меняется. Голосовое сообщение или исчезающий чат этому условию отвечают хуже.
2. Автора можно установить. Письмо пришло с адреса, который принадлежит контрагенту, или с адреса, который он сам назвал для связи.

Верховный Суд РФ уточнил, что для признания предложения офертой подпись отправителя не нужна, если обстоятельства дают возможность достоверно установить направившее её лицо (п. 9 постановления Пленума от 25.12.2018 № 49, далее Пленум № 49). Нужно и согласие по существу. Договор заключён, когда стороны договорились по всем существенным условиям, прежде всего о предмете (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

Ответ действием вместо письма

Часто на письмо с условиями никто не отвечает «согласен», а просто платит по счёту или привозит товар. Закон считает это принятием предложения. Если получатель оферты в срок, отведённый для ответа, начал выполнять её условия, например отгрузил товар, оказал услугу или уплатил сумму, это акцепт (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Достаточно приступить к исполнению, выполнять все условия сразу не требуется (п. 13 Пленума № 49). По п. 2 ст. 438 ГК РФ молчание акцептом не считается, пока иное не следует из закона, соглашения, обычая или того, как стороны работали раньше.

Есть и защита от недобросовестного контрагента. Сторона, которая приняла исполнение или иначе подтвердила действие договора, не вправе требовать признания его незаключённым, если такое требование противоречит принципу добросовестности (п. 3 ст. 432 ГК РФ). Получил товар по переписке и потом заявил, что «договора на бумаге не было», довод слабый.

Когда переписки недостаточно

Свобода формы заканчивается там, где закон называет конкретный способ оформления. Тогда письма и сообщения остаются доказательством переговоров, но договором не становятся.

Один электронный документ тоже считается «одним документом». Пункт 2 ст. 434 ГК РФ прямо упоминает единый документ, «в том числе электронный», подписанный сторонами. Поэтому договор, где закон требует один документ, можно подписать электронными подписями в системе документооборота. Обменяться сканами без электронной подписи для такой сделки рискованно.

Обратите внимание на пятую строку таблицы. Если в рамочном договоре записано, что все изменения действительны только на бумаге за подписью директоров, письмо менеджера о новой цене силы не получит. Стороны сами ужесточили форму, и закон это уважает.

Что будет, если простую письменную форму не соблюли совсем, например договорились по телефону? Сделка не становится недействительной автоматически. По п. 1 ст. 162 ГК РФ стороны теряют только свидетелей. Подтверждать сделку и её условия показаниями очевидцев нельзя, а документами, перепиской и иными доказательствами можно. Недействительность наступает только там, где закон или соглашение сторон прямо её предусматривают (п. 2 ст. 162 ГК РФ).

Электронная подпись и ЭДО с контрагентом

Закон об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ различает три вида подписи (ст. 5). От вида зависит, нужно ли сторонам о чём-то договариваться заранее.

Из таблицы следует практический вывод. Документ с квалифицированной подписью не требует никаких дополнительных соглашений. Если документ должен быть заверен печатью, усиленная электронная подпись заменяет и её (ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Для простой и неквалифицированной подписи нужна опора, и в отношениях между компаниями ею обычно служит соглашение об электронном взаимодействии.

Электронный документооборот через оператора решает сразу обе задачи из ст. 160 ГК РФ. Содержание документа зафиксировано, автор и время подписания подтверждены. Поэтому ЭДО с контрагентом удобен для договоров, спецификаций, актов и накладных, которые подписываются постоянно. Перед переходом на ЭДО проверьте, кто в компании контрагента владеет сертификатом подписи и вправе ли он подписывать такие документы. О других проверках читайте в статье о проверке контрагента перед сделкой.

Обычное письмо по электронной почте электронной подписью в смысле закона можно признать лишь при условии, что стороны так договорились. Но для заключения договора этого и не требуется. Статья 160 ГК РФ довольствуется любым достоверным способом определить лицо, и суд оценивает его по совокупности обстоятельств.

Договор в мессенджере

Для мессенджера действуют те же правила, что и для почты. Закон говорит об «электронных либо иных технических средствах» и не называет конкретные сервисы (абзац второй п. 1 ст. 160 ГК РФ). Переписка в чате может подтверждать и заключение договора, и согласование цены, и приёмку результата.

Слабое место мессенджера в идентификации. Аккаунт привязан к номеру телефона, а номер может быть оформлен на сотрудника, на третье лицо или давно сменить владельца. К этому добавляются удаление и редактирование сообщений. Поэтому деловую переписку в чате стоит подстраховать.

• Запишите в договоре номера телефонов и аккаунты, сообщения с которых стороны признают исходящими от них.
• Важные договорённости дублируйте письмом на согласованный адрес почты или документом в ЭДО.
• Пишите в чате так, чтобы сообщение было понятно без контекста. Вместо «ок, делаем» лучше «подтверждаю заказ 200 единиц по цене 1 500 ₽, отгрузка до 15 марта».
• Не удаляйте переписку и периодически сохраняйте её экспорт.

Отдельный вопрос касается полномочий. Договор от имени компании заключает директор или представитель по доверенности. Если условия согласовал менеджер без доверенности, контрагент может заявить, что компания таких обязательств не принимала. Довод снимается, когда компания затем исполнила согласованное, то есть оплатила, отгрузила или приняла товар.

Доказывание переписки в суде

Процессуальные кодексы электронную переписку допускают. По ч. 3 ст. 75 АПК РФ арбитражный суд принимает в качестве письменных доказательств документы, которые пришли по электронной связи, включая интернет, и документы с электронной подписью. Случаи и порядок их использования определяют сам кодекс, другие законы, нормативные акты или договор сторон. Статья 71 ГПК РФ в ч. 1 тоже называет среди письменных доказательств материалы, поступившие по электронным каналам.

Суду нужно показать три вещи. Письмо действительно существует, отправил его контрагент, и текст не менялся. Чем это подтверждают:

1. Условием договора о переписке. Если адреса и юридическая сила писем прописаны в договоре, спор об авторстве обычно заканчивается сразу.
2. Поведением контрагента. С этого же адреса он присылал счета и акты, на письма отвечал, по согласованным в них условиям платил.
3. Распечатками с технической информацией. Видны адреса отправителя и получателя, дата и время, вложения.
4. Нотариальным протоколом осмотра. К нотариусу обращаются, когда есть риск, что позже переписку будет не достать. Он осматривает почтовый ящик или чат и составляет протокол, а сведения из интернета вправе осмотреть удалённо (ст. 102, 103 Основ законодательства о нотариате).
5. Документами об исполнении. Платёжные поручения, накладные, пропуска на объект показывают, что согласованное в переписке действительно выполнялось.

Нотариальный протокол полезен, когда переписку могут удалить или контрагент уже отрицает её. Делать его по каждому письму не нужно. Если вторая сторона подлинность писем не оспаривает, суду обычно достаточно распечаток. Как готовить распечатки и скриншоты для суда, мы подробно разобрали в статье о переписке как доказательстве.

Переписка нужна и после заключения договора. Уведомления, претензии и требования влекут последствия с момента доставки адресату, а сообщение считается доставленным и тогда, когда оно поступило, но адресат по зависящим от него причинам с ним не ознакомился (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Договор может установить свои правила обмена сообщениями (п. 2 ст. 165.1 ГК РФ). Если электронная почта в нём не названа, претензию безопаснее продублировать на бумаге, подробнее об этом в статье о досудебной претензии контрагенту.

Пример (условные цифры). Заказчик прислал исполнителю письмо с техническим заданием и ценой 300 000 ₽. Исполнитель ответил «принято, начинаем», выполнил работу и отправил результат по почте. Заказчик результатом пользуется, но платить отказывается, ссылаясь на отсутствие подписанного договора. В суд исполнитель представит переписку, доказательства отправки результата и его использования. Предмет и цена согласованы письмами, исполнение принято, поэтому довод об отсутствии договора противоречит п. 3 ст. 432 ГК РФ. Как взыскивать такой долг, мы рассказали в статье о взыскании дебиторской задолженности.

Что записать в договоре об электронной переписке

Большинство споров о письмах и чатах снимает один раздел договора. Включите в него такие положения:

• адреса электронной почты и номера мессенджеров каждой стороны, а также порядок их замены;
• признание того, что сообщения с этих адресов исходят от стороны и подписаны простой электронной подписью, если вы хотите опереться на Закон № 63-ФЗ;
• перечень документов, которыми можно обмениваться таким способом, например заявки, спецификации, акты, претензии;
• момент, с которого сообщение считается полученным;
• обязанность каждой стороны следить за доступом к своему адресу и сообщать о его компрометации;
• документы, которые всё же оформляются только на бумаге или только в ЭДО с усиленной подписью.

Такой раздел полезен в любом договоре с длительным исполнением, от поставки до услуг.

Когда нужен юрист

Юрист нужен, когда на переписке держится крупная сумма. Например, работы выполнены по письмам без подписанного договора, контрагент отрицает согласованную в чате цену или ссылается на то, что писал не уполномоченный сотрудник. Юрист оценит, хватит ли переписки для иска, подскажет, что зафиксировать у нотариуса, и подготовит претензию. На будущее он включит в ваши договоры условия об электронном обмене документами.

Мы готовим договоры и ведём споры по ним в онлайн-формате для клиентов из разных регионов. Подробнее о договорной работе → Первичная оценка ситуации - бесплатно. Если нужен подробный разбор с документами, запишитесь на онлайн-консультацию с партнёром.

Частые вопросы

Имеет ли скан договора с подписью юридическую силу
Обмен сканами подходит для договоров в простой письменной форме, если можно достоверно определить, кто их направил (п. 2 ст. 434 и п. 1 ст. 160 ГК РФ). Для сделок, где нужен один подписанный документ, безопаснее оригинал или электронная подпись.

Можно ли заключить договор в мессенджере
Да, закон допускает любые электронные и технические средства, если содержание сделки можно воспроизвести и определить лицо, выразившее волю (абзац второй п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Считается ли оплата счёта заключением договора
Да. Действия по выполнению условий оферты в срок для её акцепта, в том числе уплата суммы, считаются акцептом, а письменную форму закон в таком случае признаёт соблюдённой (п. 3 ст. 438 и п. 3 ст. 434 ГК РФ).

Примет ли суд переписку по электронной почте как доказательство
Да. И ст. 75 АПК РФ, и ст. 71 ГПК РФ относят электронные письма и документы к письменным доказательствам. Суд оценивает, можно ли установить их автора и неизменность текста.

Обязательно ли заверять переписку у нотариуса
Нет. Нотариальный протокол осмотра нужен, когда переписку могут удалить или другая сторона отрицает её подлинность.

Какая электронная подпись нужна для договора между компаниями
Квалифицированная подпись подходит всегда, кроме случаев, когда закон требует бумажный документ. Простую или неквалифицированную можно использовать, если это предусмотрено законом или соглашением сторон (ч. 1, 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Правовая база

• Гражданский кодекс РФ (часть первая), ст. 160, 162, 165.1, 362, 432, 434, 438
• Гражданский кодекс РФ (часть вторая), ст. 550, 651
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 5, 6
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 № 49, п. 3, 9, 13
• Арбитражный процессуальный кодекс РФ, ч. 3 ст. 75, Гражданский процессуальный кодекс РФ, ч. 1 ст. 71
• Основы законодательства РФ о нотариате, ст. 102, 103

Статья носит информационный характер и актуальна на дату обновления. Для решения вашей ситуации обратитесь к юристу.