Заявление работодателю о выдаче документов, связанных с работой

Какие документы работодатель обязан выдать по заявлению

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, пишут, когда для банка, нового работодателя, суда, пенсии или пособия нужны копии приказов и справки. Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать их по письменному заявлению работника. Копии заверяют, а платить за них не нужно.

Что можно запросить и на какую норму сослаться:

Перечень в ст. 62 ТК РФ открытый, он заканчивается словами «и другое». Поэтому вы вправе просить копию трудового договора, дополнительных соглашений, расчетные листки и другие бумаги, если они связаны с вашей работой.

Справка 2-НДФЛ, СТД-Р и справка о заработке для пособий

Справку 2-НДФЛ теперь называют справкой о доходах и суммах налога физического лица. Ее форма утверждена приложением 4 к приказу ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Выдает ее работодатель как налоговый агент по заявлению работника (п. 3 ст. 230 НК РФ). В заявлении укажите год, за который нужна справка, например для налогового вычета или банка.

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р заменяют выписку из электронной трудовой книжки за период работы у конкретного работодателя. Вы сами выбираете вид документа, бумажный с подписью и печатью или электронный с усиленной квалифицированной подписью, если у работодателя она есть (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Сведения за весь трудовой стаж из Социального фонда, то есть форму СТД-СФР, работодатель не выдает, их можно получить через госуслуги или в клиентской службе фонда.

Справку о сумме заработка для расчета пособий по старой форме приказа Минтруда № 182н с 1 января 2023 года не применяют. Если сведения о заработке все же нужны, попросите справку о заработной плате за конкретные годы, ее выдают по ст. 62 ТК РФ.

Сроки выдачи документов работающему и уволенному

Пока вы работаете, у работодателя есть не больше трех рабочих дней со дня подачи заявления. Выходные и праздники в этот срок не входят. Если вы подали заявление в пятницу, последний день для выдачи обычно приходится на среду следующей недели.

При увольнении правила такие:

• в последний день вам отдают трудовую книжку либо СТД-Р и полностью рассчитываются (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
• в тот же день по письменному заявлению работника выдаются заверенные копии документов, связанных с работой;
• если вы не забрали трудовую книжку или СТД-Р в день увольнения, после письменного обращения их выдают не позднее трех рабочих дней (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Копии приказов и справки бывший работник обычно запрашивает тем же заявлением со ссылкой на ст. 62 и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Срок три рабочих дня считайте со дня, когда работодатель получил заявление.

Как подать заявление и доказать подачу

Закон требует письменное заявление, устная просьба в отделе кадров срок не запускает. Распечатайте два экземпляра и подпишите оба. Один отдайте в отдел кадров, секретарю или руководителю, а на втором попросите поставить дату, подпись и расшифровку.

Если заявление не принимают или вы уже уволились и живете далеко, отправьте его ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Сохраните чек, опись и отчет об отслеживании. Срок выдачи пойдет со дня, когда письмо получат.

Заявление о сведениях о трудовой деятельности можно направить и на электронную почту работодателя, если работодатель установил такой порядок (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Для остальных документов надежнее бумажный экземпляр с отметкой о приеме.

Как получить документы, решаете вы. Забрать их лично быстрее. Если вы просите отправить их почтой, укажите в заявлении адрес, а дату отправки потом проверьте по штемпелю на конверте.

Что делать, если работодатель не выдает документы

Если три рабочих дня прошли, а документов нет, у вас есть такие варианты:

• подать жалобу в государственную инспекцию труда, она проверяет соблюдение трудового законодательства и рассматривает обращения работников (ст. 356 ТК РФ), жалобу можно подать онлайн;
• обратиться в суд с иском об обязании выдать документы (ст. 391 ТК РФ), работники не платят пошлину и судебные расходы (ст. 393 ТК РФ);
• приложить к жалобе или иску свой экземпляр заявления с отметкой о приеме либо опись вложения и уведомление о вручении.

За нарушение трудового законодательства работодатель и его должностные лица несут административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Решение о наказании принимает инспекция или суд, вы в заявлении это не указываете.

Следите за сроком обращения в суд. По общему правилу на иск дается три месяца. Считают их со дня, когда работник узнал о нарушении своего права или должен был о нем узнать (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Обычно это первый день после истечения трех рабочих дней. Пропуск по уважительной причине суд может восстановить. Жалоба в инспекцию этот срок не продлевает, поэтому не откладывайте иск, если документы нужны срочно.

Частые вопросы

Как написать заявление о выдаче документов связанных с работой
Адресуйте его работодателю, укажите свою должность и перечислите нужные документы. Сошлитесь на ст. 62 ТК РФ, а если вы уволились, еще и на ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Укажите, как хотите получить документы. Конструктор выше соберет такой текст по вашим ответам.

В какой срок работодатель должен выдать справку 2-НДФЛ
В ст. 230 НК РФ отдельный срок не указан. Справка о доходах относится к документам, связанным с работой, поэтому в заявлении удобно сослаться и на ст. 62 ТК РФ с ее сроком три рабочих дня.

Можно ли получить копию трудовой книжки у работодателя
Да. Статья 62 ТК РФ прямо называет выписку из трудовой книжки, а перечень документов в ней открытый, поэтому можно просить и заверенную копию. Работодатель выдает ее бесплатно.

Может ли работодатель взять деньги за копии документов
Нет. Копии документов, связанных с работой, предоставляются безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Что делать если работодатель не выдает документы после увольнения
Направьте письменное заявление и сохраните доказательство подачи. Если через три рабочих дня документов нет, подайте жалобу в трудовую инспекцию или иск в суд. На иск по общему правилу дается три месяца с момента, когда вам стало известно о нарушении.

Можно ли получить СТД-Р в электронном виде
Да, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись. Вид документа выбираете вы и указываете его в заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 62 (выдача документов, связанных с работой, и их копий)
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 (сведения о трудовой деятельности)
• Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 (оформление прекращения трудового договора)
• Трудовой кодекс РФ, ст. 356 (полномочия трудовой инспекции)
• Трудовой кодекс РФ, ст. 391 (трудовые споры в суде)
• Трудовой кодекс РФ, ст. 392 (сроки обращения в суд)
• Трудовой кодекс РФ, ст. 393 (освобождение работников от судебных расходов)
• Налоговый кодекс РФ, п. 3 ст. 230 (справка о доходах и суммах налога)
• КоАП РФ, ст. 5.27 (нарушение трудового законодательства)
• Приказ ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, приложение 4 (форма справки о доходах и суммах налога)

Читайте в блоге

• как подать жалобу в трудовую инспекцию
• сроки обращения в суд по трудовым спорам
• расчет при увольнении
• увольнение по собственному желанию

Шаблон носит информационный характер. Для решения вашей ситуации обратитесь к юристу.